¿Sabes cuáles son los beneficios de tener archivos digitales? ¿Qué ventajas estratégicas te aportan en tu desarrollo profesional? En este artículo te explicamos algunas de ellas que pueden serte de utilidad en tu día a día.

El cambio del formato papel a electrónico ha supuesto todo un avance en la gestión digital del conocimiento. Gracias a la aplicación de software específico, ingentes cantidades de información se transforman en ficheros accesibles. Además de estar disponibles con facilidad, los sistemas ofrecen la seguridad en el mantenimiento.

Como consecuencia de este cambio, los usuarios pueden hacer búsquedas precisas del conjunto de documentación que se dispone en las organizaciones. Y esto implica, que teniendo acceso a la información correcta se pueden tomar decisiones más productivas para las instituciones, públicas o privadas.

Planificar los objetivos

Antes de convertir la información analógica en formato digital (o electrónico) hay que realizar un esquema con objetivos concretos que no sólo tenga en consideración el contenido. Además de la información en sí, hay que tener en cuenta otros parámetros fundamentales en el desarrollo global como son la gestión o el almacenamiento.

La clave para la transformación digital eficaz pasa por anticiparse y sopesar todos estos ítems. En primer lugar, se deben especificar los documentos de interés, localizarlos y organizarlos con coherencia. Un sistema transparente proporciona una gestión documental que no da pie a confusiones.

Toda esta infraestructura permite una gestión del tiempo efectiva, que descarta los bajos niveles de productividad y rendimiento. En este sentido, si tienes dificultades a la hora de establecer una planificación correcta de tu tiempo, el blog de Retos Directivos y Liderazgo Empresarial te sugiere algunas prácticas útiles a seguir.

Digitalización igual a conocimiento

Gracias a los archivos digitales la información pasa de estática a dinámica. Este hecho contribuye al desarrollo de una cultura innovadora sensible al uso de estas herramientas. Para ello, es fundamental la formación del personal de la empresa para que puedan valorar todos los beneficios del sistema.

Unas ventajas que abarcan desde la consulta simultánea de documentos a garantizar la confidencialidad de los mismos, pasando por el ahorro de espacio físico o la sostenibilidad, entre otros aspectos. La incorporación progresiva de gestión digital promueve también actitudes productivas.

Y esta actitud también es fundamental en la separación entre el éxito o el fracaso, tal y como puedes leer en uno de los artículos recomendados por la Confederación Española de Directivos y Ejecutivos (CEDE). Se trata de un conjunto de reflexiones elaboradas por Luis Galindo, profesor del programa Transformational Leadership del ICLD-Fundación CEDE, sobre esta particular balanza.

En conclusión, los proyectos de digitalización representan la preservación del conocimiento y el poder compartirlo de forma global. Un ejemplo de las múltiples iniciativas que se están llevando a cabo vinculadas al material literario y cultural está recogido en la web de la Biblioteca Virtual Miguel Cervantes.

Se pueden consultar proyectos nacionales e internacionales que incluyen, a título de ejemplo, instituciones como la Digital Library Federation de Estados Unidos o Europeana, la biblioteca digital con más de 2 millones de obras.

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