¿Sabías que las claves para la gestión documental están a tu alcance? ¿Conoces sus beneficios en la optimización de tu trabajo? En este artículo, te desvelaremos cómo la correcta aplicación de la gestión documental, más que un desafío, es una herramienta de gran utilidad.

En el transcurso del día, llevas a cabo una serie de protocolos para la realización de tareas que desarrollas de forma sistemática. Cuando uno lleva tiempo implementado una serie de tareas, las llevas a cabo de forma rutinaria, sin cuestionarte si podrían ejecutarse de otra manera. La piedra filosofal reside en ir más allá. No es tanto el cuestionarse la resolución del problema, sino el identificarlo.

De 11.000 euros a 114 euros

Es posible que en algún momento te hayas planteado qué reducción de costes implicaría la gestión documental para tu empresa. A lo mejor no has tenido clara la respuesta. O también lo más probable es que hayas tenido que priorizar otro tipo de decisiones y destinar las partidas presupuestarias a esos campos.

Dicho brevemente, el tema quedó aparcado a la espera de tener presente otro contexto. A fin de anticiparse a las necesidades del mercado y no dejar escapar otra vez esta oportunidad, tan sólo tienes que centrarte en estos datos. La empresa consultora Gartner cuantificó que mientras que el coste por espacio de un archivo digital ascendía a 114 euros, el de un archivo tradicional ascendía a 11.000 euros.

Acorde con estas cifras, la gestión documental pasa de ocupar las posiciones finales en la lista de preferencias a encabezarla. Las predicciones que realiza la empresa norteamericana son dignas de tener en consideración a fin de conocer las tendencias que vendrán. Con este propósito, te recomendamos revisar las reflexiones que han realizado cara al 2017 en el artículo publicado en el diario del profesional TI.

Evitar los problemas de extravío o robo

Además de reducir costes y tener un mayor control del gasto, es ineludible que la gestión documental conlleva mayor eficiencia. ¿Cuánto tiempo inviertes en la localización de un documento? En este punto, ya habrás realizado una estimación precisa. Pero, ¿qué pasa cuándo el documento está mal clasificado?

En este sentido, la gestión documental permite resolver esta problemática. Tal  y como está planteada, en todo momento se tiene en consideración el ciclo de vida de los diferentes archivos. De esta manera, los problemas de pérdida o robo quedan excluidos de la ecuación.

Sacar el máximo partido

A pesar de que vivimos en plena era digital, las empresas no aplican las herramientas y habilidades para tener un pleno rendimiento de la información que manejan. Tal y como especifica PricewaterhouseCoopers (PwC), una de las firmas de consultoría más prestigiosas del mundo, el 43% de las compañías europeas, así como también las norteamericanas, no aplican las competencias necesarias para sacar el máximo partido a su información. Y, de hecho, el 23% no obtienen ningún tipo de beneficio.

Teniendo en mente que la información es la protagonista del crecimiento empresarial, hay que ser consecuentes y aplicar un giro radical a la situación e invertir en procesos más eficientes.

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